Biała lista podatników VAT zastąpiła 1 stycznia 2019 roku 4 dotychczasowe listy: zarejestrowanych, niezarejestrowanych, wykreślonych oraz przywróconych. W nowym wykazie podatników VAT łatwiej się poruszać i znajdować dane. Z wykazu podatników VAT powinien korzystać każdy przedsiębiorca, żeby nie narazić się na ewentualne sankcje. Jeśli jeszcze nie miałeś do czynienia z białą listą podatników VAT – koniecznie przeczytaj ten artykuł.

Biała lista podatników VAT – jakie informacje się tam znajdują?

Biała lista VAT to kompleksowe oraz bardzo złożone narzędzie. Znajdziemy na nim między innymi: status podmiotu (wykreślony, rejestracja nie dokonana, czynny podatnik VAT lub podatnik VAT zwolniony), numer identyfikacyjny REGON, adres siedziby, imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej, imiona i nazwiska prokurentów (a także ich numery identyfikacji podatkowej), daty rejestracji czy odmowy rejestracji oraz podstawy prawne każdej decyzji i rachunek rozliczeniowy bądź rachunki firmy.

Numery rachunków rozliczeniowych na białej liście podatników VAT

Na białej liście podatników VAT znajdziesz numery rachunków bankowych wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym do urzędu skarbowego. Rachunek bankowy podatnika VAT powinien być jedynym możliwym rachunkiem, który powinien służyć do rozliczeń z klientami czy kontrahentami w przypadku zarejestrowanych podatników VAT. Prywatnego numeru rachunku bankowego nie powinno się używać do rozliczeń firmowych, gdyż grożą za to wysokie sankcje.

Sankcje za korzystanie z rachunku, którego nie ma na białej liście podatników VAT

Warto wyróżnić dwa podstawowe problemy związane z korzystania z rachunku bankowego, którego nie uwzględnia biała lista podatników VAT: ryzyko odpowiedzialności solidarnej jeśli należny podatek VAT nie zostanie odprowadzony przez kontrahenta oraz brak możliwości odliczenia kosztów uzyskania przychodu od tej kwoty.

Jeśli w ciągu 7 dni roboczych od wykonania przelewu do kontrahenta na rachunek bankowy, którego nie ma na liście oraz zgłosisz ten fakt do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na adres miejsca zamieszkania.

Białą listę podatników VAT aktualizuje się w każdy dzień roboczy, więc przed każdą transakcją, a w szczególności gdy kwota przekracza 15 tysięcy złotych, sprawdź dane kontrahenta na wykazie oraz to czy jest czynnym podatnikiem VAT. Ta czynność nie zajmie ci wiele czasu, a pozwoli uchronić od kosztownych skutków.

Biała lista podatników VAT – udostępnianie, usuwanie i prostowanie danych

Żeby dane firmy funkcjonowały w wykazie nie potrzeba wykonywać żadnych kroków ze strony przedsiębiorcy. Inaczej jest w przypadku potrzeby usunięcia czy aktualizacji danych. Jeśli ty lub kontrahent zauważycie jakiekolwiek nieścisłości z danymi figurującymi na liście (w szczególności w przypadku błędnego rachunku bankowego, ale także gdy błędny jest numer identyfikacji podatkowej) to natychmiast należy zgłosić ten fakt do szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który wprowadzi odpowiednie zmiany.

Dlaczego i jak weryfikować kontrahenta/podatnika VAT na białej liście VAT

Prowadzenie działalności gospodarczej naraża przedsiębiorcę na różnego rodzaju pułapki. Jeśli masz możliwość uniknięcia choć jednej z nich, to skorzystaj z tego. Weryfikacja kontrahenta czy podatnika VAT na białej liście jest bardzo prosta. Wystarczy NIP, REGON, numer rachunku bankowego czy nazwa firmy, byś miał dostęp do danych firmy i mógł sprawdzić np. czy twój przelew zostanie wykonany na prawidłowe konto.